Вы можете обмениваться юридически значимыми документами (коммерческое предложение, счет на оплату и др.) и общаться по поводу них, зная лишь электронную почту контрагента. Эта возможность отражена в названии – ДокМэйл. Наличие какой-то системы электронного документооборота у контрагента на начальном этапе не важно!
Продуктовая линейка ГАРАНТ-LegalTech расширяется за счет нового, двенадцатого сервиса – системы Гарант ДокМэйл.
Для кого создана:
Предназначена для осуществления юридически значимого электронного документооборота между контрагентами (далее – ЭДО). Гарант ДокМэйл является облачным веб-сервисом, не требующим установки. Для работы системы требуется действующий сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП на флеш-носителе) и программное обеспечение для его работы (КриптоПро).
Разработчиком Гарант ДокМэйл является компания «Гарант», оператором – «Электронный Экспресс» (входит в реестр доверенных операторов ЭДО).
Сервис поставляется аналогично системе ГАРАНТ: напрямую от разработчика и правообладателя, поддерживающего продукт.
ЭДО между контрагентами полностью или частично заменяет бумажный документооборот и избавляет от необходимости личного присутствия или пересылки почтой, позволяя обмениваться документами через цифровой канал связи в удаленном режиме. Для юридически значимого ЭДО используется усиленная квалифицированная электронная подпись, которая по закону приравнена к собственноручной подписи. Такой ЭДО позволяет безопасно обмениваться документами, защитить их от изменения и подтвердить факт подписи в дальнейшем. Через ЭДО можно провести практически любую сделку между организациями, а также осуществлять иные бизнес-процессы.
Единицей тарификации является исходящий ЭДО, то есть обмен документами в рамках одного алгоритма, начатого пользователем (например, обмен счетом-фактурой и актом, ее закрывающим). Все входящие – бесплатны. Любая организация, зарегистрированная в Гарант ДокМэйл, автоматически получает ежемесячный бесплатный лимит в 5 исходящих ЭДО в месяц. Клиенты компании ГАРАНТ, имеющие в составе обслуживаемого комплекта сервисы LegalTech, могут увеличить пакет для использования сервиса ЭДО или произвести замену неиспользуемых сервисов на сервис ДокМэйл.
ДокМэйл
• Удобный, понятный и простой интерфейс.
• Быстрое начало работы: система не требует установки и легка в использовании.
Требуется лишь базовое обучение, которое займет минимум времени.
• Выгодная ценовая политика: чем больше пакет ГАРАНТ-LegalTech, тем меньше стоимость
одного исходящего ЭДО. Входящие – бесплатны. Нет платы за роуминг и интеграцию с 1С.
• ЭДО по почте: вы можете отправить подписанный с вашей стороны документ
(коммерческое предложение, счет на оплату и др.) и общаться по поводу него, зная лишь электронную почту контрагента. Эта возможность отражена в названии – ДокМэйл.
• Чат: общайтесь с контрагентом с параллельным просмотром документа и списка действий. Чат синхронизирован с Telegram, ответить можно прямо в мессенджере.
• Цепочки: для любого ЭДО можно создать цепочку ответных ЭДО, связанных с ним, например, с дополнительным соглашением к договору.
• Одновременная работа: каждый из контрагентов может выполнять юридически значимые действия, не дожидаясь других (если не запрещено алгоритмом).
• Юридически правильное проведение ЭДО: каждое из юридически значимых действий можно выполнить по отдельности, не изменяем вид документов штампами о проведении.
• Гибкая интеграция: можно настроить взаимодействие по REST API для любого из компонентов Гарант ДокМэйл.
• Параллельное использование других систем ЭДО: клиент может совмещать Гарант ДокМэйл с другими системами ЭДО, например, обмениваясь счет-фактурами в Контур Диадоке, а договорами – в Гарант ДокМэйл. В адресной книге он будет отображаться в виде разных контактов. Регистрируя клиента, мы не препятствуем обмену через других операторов, позволяя их контрагентам в роуминге выбирать, в какую систему ЭДО необходимо отправить документ.
Системы ЭДО между контрагентами ориентированы на документы, которые необходимы для налогового контроля. Поэтому они предназначены для использования бухгалтерией, а не для правовой работы с контрагентами. Зачастую через ЭДО проводятся счета-фактуры и акты, а договоры – по электронной почте или на бумаге. Поэтому Гарант ДокМэйл ориентирован, прежде всего, на использование юридическими и иными работающими с контрагентами подразделениями, заменяя электронную почту, как малофункциональный аналог, ненадежный как в правовом, так и в техническом плане. Возможно совмещение используемой ранее системы ЭДО для бухгалтерских документов и Гарант ДокМэйл – для правовых. Но если в организации не было никакой системы ЭДО или планируется полная замена, Гарант ДокМэйл прекрасно справится и с бухгалтерскими документами.
При этом возможно использование системы как для целей правовой работы с контрагентами, так и для внутренних процессов. Например, в этом плане могут пригодиться функция «ЭДО по электронной почте» и тип ЭДО «Согласовании документа участниками ЭДО».
РОУМИНГ: при добавлении контакта организации, которая пользуется другим оператором ЭДО, ей отправляется запрос на установление роуминга. Список запросов и установленных связей отображается в разделе «Роуминг» слева в списке контактов.
На момент составления концепции доступен роуминг со следующими операторами: Контур (Диадок), Тензор (СБИС), Такском, Калуга Астрал и Финтендер-крипто.
Для подключения свяжитесь с нами и мы установим сервис ДокМэйл на Вашем предприятии.