Добрый день, уважаемые коллеги!
Существует мнение, что с правовой информацией работают только профильные специалисты предприятий. Бухгалтера следят за формами отчетности, календарем платежей, изменением налогового законодательства. Юристы погружаются в судебно- арбитражную практику и ищут ходы в законодательстве, позволяющие выстроить свою линию защиты или нападения. И вроде бы как все. Но, оказывается это время уже давно прошло, и благодаря развитию информационных технологий тема работы в правовом поле постоянно изменяющегося законодательства стала доступна и другим специалистам. В первую очередь- отраслевым «спецам». Или если сказать по-другому- представителям профессий, деятельность которых как в песне- и опасна, и трудна, но на первый взгляд начальству не видна. Но объем регулирования деятельности государства, по которым сейчас просто зашкаливает. Как пример- кадровые службы, охрана труда, экологи, специалисты по закупкам. Последние вообще- новая профессия с огромным нормативным регулированием. Отдельно отмечу медиков, строителей, проектировщиков… Вся их профессиональная жизнь — это нормы и правила. Причем с высокой степенью ответственности.
Ну а кто больше всего за все отвечает? Конечно директор. Как бы он не делегировал специалистам право принимать решения, отвечать ему. Поэтому и сам директор должен разбираться не только в своей отрасли работы, но и в трудовом праве, и в экономике, трудовых вопросах, правовых взаимоотношениях с контрагентами и много еще в чем.
Когда специалисты по продажам начинают переговоры с предприятием, обычно от лица, принимающего решение о покупке, идет поручение в бухгалтерию, юристам. С комментариями — Они основные пользователи, пусть выбирают и решают. Но при этом часто забывает, что основным пользователем все-таки может быть и он сам. Умение держать руку на пульсе жизнедеятельности своей компании может ох как хорошо помочь. И ведь дело не только в том, что нужно читать законы вовремя. А в том, что компания ГАРАНТ создала сервисы, которые могут помочь в этом. А я в этом обзоре помогу в них разобраться.
Прошло уже более пятнадцати лет, как система ГАРАНТ превратилась из базы данных с исчерпывающим количеством документов, находящимся в постоянно актуальном состоянии в инструмент специалиста, который на основании хранящейся в системе информации позволяет реализовывать проекты, помогающие анализировать информацию, конструировать документы, формировать собственные архивы организации, работать с контрагентами и многое другое.
Сегодня хочу остановиться на Директоре. Руководителе. И то, чем и как использование ЭПС «Система Гарант» может помочь руководителю быть в тонусе и по-модному- «в ресурсе»
Начнем с самого простого. Для начала необходимо понимать, что мир вокруг движется и вместе с ним меняется и законодательство. Поэтому первым делом нужно быть в курсе изменений. Читать и вникать во все у руководителя просто нет времени. Поэтому первым делом настраиваем новостную ленту «прайм»
Для этого заходим в гарант, открываем раздел «Новости ПРАЙМ» выбираем ленту «Директор»
Если она не создана- создаем. Если она уже есть, но вы желаете ее откорректировать- заходим в редактирование и отмечаем интересные темы, которые есть необходимость отслеживать.
По итогу получаем подборку тем. Если будут изменения- вы не останетесь в стороне. И при этом гарантировано убираете лишний новостной фон, который вам не интересен.
Вместе с отображением информации в самой системе гарант приходит письмо на электронную почту. Мне, например так даже удобнее. Пришло письмо, пробежался по темам. Ткнул в ссылку, что заинтересовало. Прочитал краткую (что важно) аннотацию новости. Быстро, удобно. И, главное, в теме.
Следующий инструмент- Бизнес на контроле. Что это такое и с чем это едят…
Это один из LegalTech сервисов в линейке ИПО ГАРАНТ. Информация о значимых изменениях в вашем бизнесе. Причем в реальном времени. Система отслеживает более 2500 информационных позиций в шести реестрах и банках данных. Мониторинг осуществляется путем постановки на контроль ИНН юридического лица или индивидуального предпринимателя. Пользователь может настраивать и получать уведомления внутри сервиса, на e-mail, по СМС или через мессенджер Telegram.
Какие события вы сможете отслеживать?
Например: В отношении актива подан иск в арбитражный суд. Или адрес актива попал в список адресов массовой регистрации. Актив находится в состоянии банкротства. Может быть, изменился руководитель (лицо, имеющее право действовать от имени юрлица без доверенности). У актива появилось новое направление деятельности (новые коды ОКВЭД). Могут быть изменения в составе лицензий актива. Очень полезно узнать первым, особенно с учетом, как работает наша почта- если в отношении актива открыто новое исполнительное производство или актив подлежит ликвидации. Так же под подозрения могут попасть и действия, связанные с изменением в составе учредителей. И еще почти 2500 маркеров. Должен ли руководитель это знать, понимать и вовремя успеть среагировать, важно ли это? Безусловно. Интеграция сервиса с телеграмм добавляет оперативности и универсальности. Рука на пульсе. Очень точная формулировка.
Как вы уже заметили, я практически не останавливаюсь и не привожу в пример нормативные документы, энциклопедии, и иные, требующие внимания НПА. Обращаю внимание только на рабочих инструментах. Сейчас, в принципе, так и должно быть. Не информация правит миром, а умение ее собирать, обрабатывать, выуживать самое ценное и строить аналитику. Поэтому следующим инструментом для руководителя- проверка контрагентов. Да, сейчас в каждом банк клиенте или в разработках программных решений для бизнеса есть подобные сервисы. Но практически везде это дополнительно оплачиваемый сервис. А нужно ли тратить деньги, если ваш бизнес не построен, например на выдаче кредитов или еще каком-то очень частом взаимодействии с большим количеством новых юрлиц? Экспресс проверка контрагентов — LegalTech сервис, который входит во все обслуживаемые комплекты. И в зависимости от состава наполнения позволяет несколько раз в месяц без дополнительных затрат проверять «качество» контрагентов, с котором вы собираетесь налаживать сотрудничество. В эпоху обнальных компаний или по-другому, «помоек», где рвутся цепочки по НДС, или просто «подстав» такие проверки очень важны. Работать с проверенным партнером выгодно и спокойно. Полные реквизиты со всеми кодами. История смены собственников и директоров итд итп. Хоть секретную информацию или наличие расчетных счетов в банках получить и не получится, но вот узнать финансовый, кредитный рейтинг или индекс благонадежности вполне. Посмотреть бухгалтерские балансы, наличие или отсутствие заблокированных счетов, исполнительных производств, объем участия в госзакупках, вхождение в реестр недобросовестных поставщиков составит картину контрагента. Добавим к этому и проверку по банку судебной практики с информацией о причинах разбирательств.
Что даст сервис руководителю? Во-первых, это экономия времени при требуемой ФНС проверке контрагентов за счет автоматически высчитываемого индекса должной осмотрительности.
Легкий анализ платежеспособности контрагента. Уменьшение риска столкнуться с непреднамеренным неисполнением обязательств с его стороны. Например, с его банкротством, или быть обманутым со стороны контрагента. Решение с кем работать, а с кем нет обычно принимает директор. Ему и карты, то есть, сервис в руки.
Переходим к следующему параметру деятельности руководителя- постановка задач подчиненным, их контроль и анализ. Под эти задачи пишутся целые СРМ системы. Если предприятие крупное, с большим количеством отделов, ответственных, исполнителей и иных сотрудников с необходимостью фиксировать каждый шаг и звонок, то такие системы себя очень даже оправдывают. Однако и в меньших объемах организация документооборота внутри компании тоже может принести порядок и комфорт. Можно, конечно, все делать через группы в телеграмм или ватсапп… Но, согласитесь, ни конфиденциальности, ни нормальной маршрутизации там не построить. Покупать СРМ систему и ее отстраивать под свои нужны удовольствие не дешевое. Но если в компании установлен гарант- открываем ЭКСПРЕСС СОГЛАСОВАНИЕ. По сути, это внутренний почтовик. Где почта движется по заранее определенным маршрутам внутри компании между сотрудниками. Таких можно настроить несколько. Например- согласование отпуска. Распределены роли в маршруте: Сотрудник, рук группы, рук отдела, зам директора по кадрам, бухгалтерия. Сотрудник пишет заявление на отпуск, отправляет его в сервис. Следующему на маршруте руководителю группы поступает этот документ на согласование. Он может оставить в нем свой комментарий, согласовать и отправить дальше. В нашем примере это рук отдела. Ну и дальше по цепочке до бухгалтерии. При этом сотрудник видит, у кого в текущий момент находится на согласовании его заявление. А давайте добавим к этому ситуацию, что сотрудник работает удаленно, или на текущий момент в командировке, что есть удаленно работающие вахты, что бухгалтерия на аутсорсе? Множество факторов, когда бумажные заявления не могут вовремя попасть на стол руководителя, быть завизированы, и как в случае с отпуском выплачены отпускные? Да и саму схему можно усилить, например, применением электронных подписей. Удобно? Несомненно. Добавим варианты согласования поставок, закупок, платежей контрагентам, иной кадровой документацией, получаем удобный инструмент. Кто это внедряет в компанию? Правильно, опять директор. Он же и наблюдает за сложившимся порядком.
Уточню, что подобные манипуляции в состоянии внедрить в работу компании не только специально обученный программист. Достаточно владеть логикой и понимать процессы на предприятии. Тогда все настраивается и внедряется без каких-либо дополнительных затрат. Как денежных, так и временных.
Движемся дальше. Почему-то считается, что электронный документооборот — это прерогатива и зона ответственности бухгалтера. Да, соглашусь с тем, что именно там больше всего используется ЭДО. Движение актов, счетов, фактур, накладных и прочих финансовых документов между контрагентами стало привычным. Однако это только часть возможностей. Ведь документооборот между компаниями не ограничен только финансами. Есть договора, письма, претензии, согласования и еще множество вариантов бумаготворчества. Если у руководителя есть электронная подпись, а она, скорее всего есть, так как бесплатно выдается в налоговой, то директор становится вполне себе самостоятельной стороной электронного документооборота. ГАРАНТ докмэйл— юридически значимый электронный документооборот между контрагентами входит в состав LegalTech сервисов компании ГАРАНТ и позволяет обмениваться электронными документами, подписанными ключами электронной подписи. Многих останавливает то, что они или их контрагенты уже используют какую то систему ЭДО. Однако существует так называемый роуминг. Докмейл поддерживает его со всеми крупными операторами ЭДО, позволяя автоматически отправлять и принимать заявки от Ваших контрагентов, благодаря чему Вы можете установить роуминговую связь всего за 10 минут.
Вот вы вроде бы приобрели просто подписку на ГАРАНТ, а получаете еще и возможность отправлять подписанные электронные документы контрагентам, зная лишь их электронную почту. Общаться в чате с контрагентами с возможностью ответа через Telegram. Интегрировать Гарант ДокМэйл с продуктами 1С и с любыми другими системами автоматизации по REST API. Настраивать собственные сценарии ЭДО. Создавать ответные ЭДО в связке с существующими (дополнительные соглашения к договорам и пр.) Осуществлять маршрутизацию входящих роуминговых ЭДО на основе адресной книги.
Выгодное решение, согласны?
Еще раз вернусь к вопросу: а кто выбирает правовую систему для работы на предприятии? Прочувствует ли рядовой специалист весь спектр предложения пакетов и сервисов LegalTech?
Насколько, например, бухгалтер оценит возможность создания разделов сайта компании с правовыми блоками по направлениям деятельности? Знает ли он что такое АПИ? А программист знает. И директор в рамках рассмотрения предложения о покупке системы рассмотрит и этот вопрос. В результате можно автоматизировать работу с правовыми актами на сайте, портале или в программе через интеграцию возможностей системы ГАРАНТ ГАРАНТ КОННЕКТ. Сайт станет солиднее, престиж компании выше.
Ну и последнее, о чем хочется упомянуть в этом обзоре «для директора» это Гарант- диск. Тоже сервис в составе комплекта ГАРАНТа. Все важные документы, инструкции, регламенты компании можно удобно хранить в специальном хранилище- Гарант диск. Такое хранилище имеет несколько важных достоинств. Все документы будут храниться в облачной системе, доступ к которой идет по защищенной технологии HTTPS, обеспечивающей проверку подлинности сертификата сервера и зашифрованный обмен данными по криптографическому протоколу TLS. Что бы не случилось с Вашими документами, у Вас будет их копия на Гарант Диске, а значит работа будет идти дальше. Информация Гарант Диска защищена от сбоев по технологии RAID5 с дополнительным резервированием. При этом вы всегда сможете быть уверены в актуальности используемых документов. Если загрузите новый документ под тем же названием, его текст обновится, а ссылка останется прежней. Так же система отслеживает все упоминания документов в тексте и автоматически проставляет на них гиперссылки, будь то нормы из федерального и регионального законодательства, судебная практика или Ваши собственные документы. Можно создавать вложения внутри основного документа, если необходимо связать вместе несколько документов одного типа. Доступ к таким документам будет предоставлен автоматически всем пользователям Вашего комплекта системы ГАРАНТ. Не нужно создавать архивы и папки на локальных серверах. Удобно. Надежно. Под контролем. Как и должно быть.
Резюмируя то, что выше перечислено далеко не исчерпывает все возможности более тридцати лет развития правовой системы ГАРАНТ. Остались за бортом обзора применяемый в сутяжнике настоящий искусственный интеллект, сокращающий время поиска практики и ее анализа для юриста. Огромный блок семинаров и обучающих мероприятий университета ГАРАНТ. позволяющий сотрудникам повышать свою компетенцию. Не рассказал про офлайн мероприятия для специалистов по госзакупкам, про крутейший конкурс для юристов – «Правовая Россия». Про сервисы Гарант ЧекДок, ЧекФарм для медиков, гарант тендер и СТАР для спецов по закупкам. Огромный пласт документов по строительству, промышленности, охране труда, экологии, медицине итд итп. И об этом подробно – в следующих выпусках.
Так что, господин директор… Выбирая правовую систему для своего предприятия не забывай и про себя. Эффективность работы, и ваша и сотрудников это ваша зона ответственности. И мы готовы помочь Вам в этом.